各地級(jí)以上市教育局，各普通高校：
現(xiàn)將《廣東省教育系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)檔案管理辦法》予以印發(fā)，自印發(fā)之日起施行，請(qǐng)認(rèn)真貫徹落實(shí)。
廣東省教育廳
2024年6月27日
廣東省教育系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范廣東省教育系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)檔案管理，維護(hù)審計(jì)檔案的完整與安全，確保審計(jì)檔案質(zhì)量，發(fā)揮審計(jì)檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《內(nèi)部審計(jì)具體準(zhǔn)則——審計(jì)檔案工作》等法律法規(guī)和行業(yè)準(zhǔn)則，結(jié)合我省教育系統(tǒng)實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于我省教育系統(tǒng)各級(jí)教育行政部門、學(xué)校及其他教育事業(yè)單位、企業(yè)等（以下簡(jiǎn)稱單位）負(fù)責(zé)內(nèi)部審計(jì)的機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)）和人員及其從事的內(nèi)部審計(jì)檔案管理活動(dòng)。
第三條 本辦法所稱審計(jì)檔案，是指內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)（含專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查）工作中直接形成的對(duì)審計(jì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)材料和電子材料等。
第四條 本辦法所稱審計(jì)檔案管理，是指內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)應(yīng)納入審計(jì)檔案管理的材料（以下簡(jiǎn)稱審計(jì)文件材料）進(jìn)行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活動(dòng)。
第五條 內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在本單位檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和指導(dǎo)下，做好內(nèi)部審計(jì)檔案管理的組織協(xié)調(diào)、制度建設(shè)等工作，強(qiáng)化審計(jì)檔案規(guī)范管理，推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。
第六條 內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配備或指定專（兼）職檔案管理人員負(fù)責(zé)審計(jì)檔案管理工作，并明確審計(jì)檔案管理人員的要求和責(zé)任。
第二章 審計(jì)檔案的整理和歸檔
第七條 審計(jì)檔案案卷質(zhì)量的基本要求是：審計(jì)文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整、有效、規(guī)范，并做到遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別文件材料的重要程度，便于保管和利用。
第八條 內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的文件材料和與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的其他審計(jì)檔案材料，根據(jù)審計(jì)檔案材料的保存價(jià)值和相互之間的關(guān)聯(lián)度，以審計(jì)報(bào)告相關(guān)內(nèi)容的需要為標(biāo)準(zhǔn)，整理鑒別和選用需要立卷的審計(jì)檔案材料，并歸集形成審計(jì)檔案。
第九條 內(nèi)部審計(jì)人員在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)按照立卷原則和方法對(duì)審計(jì)檔案材料進(jìn)行歸類整理、傳統(tǒng)載體文件編目裝訂、組合成卷，電子文件編目存儲(chǔ)，定期歸檔。內(nèi)部審計(jì)人員立卷時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循按性質(zhì)分類、按單元排列、按項(xiàng)目組卷原則，不同審計(jì)項(xiàng)目不得合并立卷。跨年度的審計(jì)項(xiàng)目，在項(xiàng)目審計(jì)終結(jié)的年度立卷。
第十條 審計(jì)檔案材料主要包括以下幾類：
（一）立項(xiàng)類材料：上級(jí)審計(jì)部門或者本單位的指令性文件或會(huì)議紀(jì)要、與審計(jì)事項(xiàng)有關(guān)的舉報(bào)材料及領(lǐng)導(dǎo)批示、審前調(diào)查記錄、審計(jì)委托書、項(xiàng)目立項(xiàng)請(qǐng)示、項(xiàng)目預(yù)算文件、審計(jì)合同、審計(jì)通知書、審前調(diào)查記錄、項(xiàng)目審計(jì)計(jì)劃及審計(jì)方案等；
（二）證明類材料：被審計(jì)單位審計(jì)承諾書、審計(jì)工作底稿及相應(yīng)的審計(jì)查詢函和取證單、審計(jì)證據(jù)等；
（三）結(jié)論類材料：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)事項(xiàng)的批示意見、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告征求意見稿、審計(jì)決定書、管理建議書、審計(jì)移送處理書等結(jié)論類報(bào)告、相關(guān)的審理意見書，審計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要，被審計(jì)對(duì)象對(duì)審計(jì)報(bào)告的書面意見，審計(jì)組的書面說明等；
（四）備查類材料：審計(jì)項(xiàng)目回訪單、被審計(jì)對(duì)象整改情況與審計(jì)項(xiàng)目聯(lián)系緊密且不屬于前三類的其他材料等。
第十一條 審計(jì)檔案卷內(nèi)材料按下列四個(gè)單元進(jìn)行排列：
（一）結(jié)論類材料，采用逆審計(jì)程序，并結(jié)合其重要程度進(jìn)行排列；
（二）證明類材料，按與審計(jì)報(bào)告所列審計(jì)事項(xiàng)對(duì)應(yīng)的順序，并結(jié)合其重要程度進(jìn)行排列；
（三）立項(xiàng)類材料，按材料形成的時(shí)間順序，并結(jié)合其重要程度進(jìn)行排列；
（四）備查類材料，按材料形成的時(shí)間順序，并結(jié)合其重要程度進(jìn)行排列。
第十二條 審計(jì)檔案卷內(nèi)每組材料之間的排列規(guī)則：
（一）正件在前，附件在后；
（二）定稿在前，修改稿在后；
（三）批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；
（四）批示在前，報(bào)告在后；
（五）重要文件在前，次要文件在后；
（六）匯總性文件在前，原始性文件在后。
第十三條 審計(jì)檔案的建立實(shí)行審計(jì)組組長負(fù)責(zé)制，審計(jì)組應(yīng)當(dāng)做到審結(jié)卷成，定期歸檔；審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)審計(jì)檔案的質(zhì)量負(fù)主要責(zé)任。
審計(jì)組組長確定的立卷人應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中直接形成的文件材料和與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的其他審計(jì)檔案材料。
立卷人負(fù)責(zé)在內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束后，按照立卷方法和規(guī)則進(jìn)行歸類整理、編目裝訂、組合成卷和定期歸檔。檔案管理人員負(fù)責(zé)檢查、接收移交的內(nèi)部審計(jì)檔案材料，并按照有關(guān)規(guī)定登記造冊(cè)、依序存放。
第三章 紙質(zhì)審計(jì)檔案的編目和裝訂
第十四條 紙質(zhì)審計(jì)檔案主要包括下列要素：
（一）案卷封面；
（二）卷內(nèi)材料目錄；
（三）卷內(nèi)材料；
（四）案卷備考表。
第十五條 紙質(zhì)審計(jì)檔案各要素應(yīng)符合以下要求：
（一）案卷封面應(yīng)當(dāng)采用硬卷皮封裝；
（二）卷內(nèi)材料目錄應(yīng)當(dāng)按卷內(nèi)材料的排列順序和內(nèi)容編制；
（三）卷內(nèi)材料應(yīng)當(dāng)逐頁注明順序編號(hào)；
（四）案卷備考表應(yīng)當(dāng)填寫立卷人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檢查人、立卷時(shí)間以及情況說明。
第十六條 紙質(zhì)審計(jì)檔案的裝訂應(yīng)當(dāng)符合下列要求：
（一）拆除卷內(nèi)材料上的金屬物；
（二）破損和褪色的材料應(yīng)當(dāng)修補(bǔ)或復(fù)制；
（三）卷內(nèi)材料裝訂部分過窄或有文字的，用紙加寬裝訂；
（四）卷內(nèi)材料字跡難以辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件加以說明；
（五）卷內(nèi)材料一般不超過200頁裝訂。
第十七條 內(nèi)部審計(jì)人員（立卷人）應(yīng)當(dāng)將獲取的電子證據(jù)的名稱、來源、內(nèi)容、時(shí)間等完整、清晰地記錄于紙質(zhì)材料中，其證物裝入卷內(nèi)或物品袋內(nèi)附卷保存。
第四章 電子審計(jì)檔案的建立
第十八條 單位內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子審計(jì)檔案建設(shè)，并確保電子審計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，電子審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子審計(jì)檔案與傳統(tǒng)載體審計(jì)檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。
第十九條 電子審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件存儲(chǔ)格式，確保能夠長期有效讀取，主要包括文字型或表格型文件、圖像文件、多媒體文件、音頻文件等電子文件。
第五章 審計(jì)檔案的保管、移交和利用
第二十條 內(nèi)部審計(jì)檔案歸內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)所在單位所有，審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后應(yīng)當(dāng)按照本單位的檔案管理制度進(jìn)行移交和保管。
第二十一條 歸檔與紙質(zhì)文件相同的電子文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)在彼此之間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，并注明含義、保持一致。
第二十二條 內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家法律法規(guī)和本單位檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合審計(jì)項(xiàng)目涉及的金額、性質(zhì)、影響力等因素，確定審計(jì)檔案的保管期限。審計(jì)檔案的保管期限自歸檔年度開始計(jì)算。
第二十三條 審計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩種，定期分為30年、10年。
（一）永久保管的檔案，主要包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)(機(jī)構(gòu))交辦并有批示的審計(jì)事項(xiàng)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)結(jié)果有批示的審計(jì)事項(xiàng)、省級(jí)以上重點(diǎn)項(xiàng)目或重大投資工程審計(jì)事項(xiàng)、取得重大審計(jì)成果的審計(jì)事項(xiàng)、發(fā)現(xiàn)和揭露大案要案線索的審計(jì)事項(xiàng)、第一次涉及的審計(jì)領(lǐng)域、具有較強(qiáng)社會(huì)影響力的審計(jì)事項(xiàng)、重大突發(fā)事件及其跟蹤審計(jì)的審計(jì)事項(xiàng)等檔案。
（二）保管30年的檔案，主要包括本單位同級(jí)部門未發(fā)現(xiàn)重大違規(guī)問題的審計(jì)事項(xiàng)、根據(jù)舉報(bào)線索發(fā)現(xiàn)一般性問題的審計(jì)事項(xiàng)、具有較大社會(huì)影響力的審計(jì)事項(xiàng)等檔案。
（三）保管10年的檔案，主要包括對(duì)下級(jí)單位的一般審計(jì)調(diào)查事項(xiàng)、根據(jù)舉報(bào)線索核查無實(shí)質(zhì)性問題的審計(jì)事項(xiàng)、具有一般社會(huì)影響力的審計(jì)事項(xiàng)等檔案。
第二十四條 涉及保密事項(xiàng)的審計(jì)項(xiàng)目，內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審計(jì)工作保密事項(xiàng)范圍和有關(guān)主管部門保密事項(xiàng)范圍的規(guī)定會(huì)商本單位檔案管理部門、保密管理部門確定密級(jí)和保密期限。
審計(jì)檔案保密期限屆滿，即自行解密。因工作需要提前或者推遲解密的，由內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)會(huì)同檔案管理部門、保密管理部門按解密程序辦理。
第二十五條 內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全審計(jì)檔案利用和銷毀制度。
借閱審計(jì)檔案，僅限定在本單位內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)。單位內(nèi)部其它部門或外單位因工作需要查閱、復(fù)制審計(jì)檔案或者要求出具審計(jì)檔案證明的，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大審計(jì)事項(xiàng)的檔案須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。國家有關(guān)部門依法進(jìn)行查閱的除外。
第二十六條 內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同檔案管理部門定期對(duì)已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。
對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限。對(duì)超過保管期限且確無保存價(jià)值的紙質(zhì)文件材料審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)?shù)怯浽靸?cè)，經(jīng)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。銷毀審計(jì)檔案，內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案管理部門應(yīng)當(dāng)分別派人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，檔案銷毀記錄登記冊(cè)需永久保存。
第二十七條 損毀、丟失、涂改、偽造、出賣、轉(zhuǎn)賣或擅自提供審計(jì)檔案的，經(jīng)查實(shí)后應(yīng)依照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任；涉嫌犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
第六章 附 則
第二十八條 本辦法由廣東省教育廳負(fù)責(zé)解釋。
第二十九條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。
